Aplikasi Pendataan Calon Peserta Ujian Nasional 2011/2012

Aplikasi Pendataan ujian Nasional meliputi jenjang pendidikan SMP/MTs/SMPT, SMA/MA serta SMK adalah sisitem aplikasi untuk menangani mekanisme pendataan siswa calon perserta Ujian Nasional.

Saat ini dan selanjutnya sistem pendataan calon peserta ujian nasional akan dilakukan secara online. Kita berharap kegiatan pendataan online ini akan berjalan dengan lancar tanpa halangan apa pun. Namun karena tidak semua daerah dapat mengakses internet dengan baik maka puspendik membuat aplikasi pendataan offline ini, tujuannya adalah untuk mempermudah menginput data secara offline dahulu terutama untuk daerah yang sulit mendapatkan jaringan internet, kemudian diupload.

Aplikasi ini tidak memerlukan instalasi, cukup dengan mengcopy folder yang bersifat file berikut:

1. BIODATA UN. Exe

2. msvsc71.dll

3. vfp9r.dll

4. vfp9renu.dll

5. vfp9t.dll

6. foxypreview.app

7. ReportBuilder.app

8. ReportOutput.app

9. ReportPreview.app

10. Kompetensi.dbf ( Khusus untuk keperluan SMK )

ISI DATA

a. Entri Manual berdasar Data Manual

• Data siswa dientri per sekolah, secara berurutan mulai dari Kelas parallel kode terkecil ke kode parallel yang lebih besar, nomor absen terkecil ke yang lebih besar ( isikan mulai kelas parallel 01 dulu , absen no 1, baru 02 dst. )

• Jika berganti kelas parallel bisa diisikan / ketik langsung maka record di bawahnya akan mengikuti ( missal parallel diisi 02 maka record di bawahnya akan terisi otomatis 02, sedang nomor absen akan dimulai lagi nomor 01 dan seterusnya.)
• Data harus diisi selengkap mungkin sehingga nantinya dapat memberikan informasi yang jelas, akurat dan cepat.

Berikut ini penjelasan Pengisian Data pada kolom :

1. Paralel, diisi angka 01 sampai dengan 99, sesuai dengan jumlah rombongan belajar kelas 9 yang ada di sekolah tersebut. Berganti angka jika ganti kelas paralel berikutnya.
2. Nomor Absen, diisi angka mulai 01 sampai dengan angka sejumlah siswa yang ada dalam satu kelas paralel.
3. NISN, diisi nomor induk siswa ybs. Jika Siswa belum punya NISN usahakan untuk punya nomor tidak perlu menunda entri data. Setelah nomor di dapat baru dilakukan edit.
4. Nama Peserta, cukup jelas. Pada DNS maupun DNT huruf yang tercetak sesuai dengan entrinya. Sedang cetakan Nama untuk SKHUN menyesuaikan dengan POS.
5. Tanggal Lahir, diisi dengan format ddmmyy. Perhatikan pula pada Tanggal Lengkap.
6. Kode Bahasa, diisi sesuai keterangan di bagian bawah sebelah kiri tampilan layar warna hijau.
7. Nopes SD/MTs, diisi dengan nomor peserta ketika anak tersebut ikut ujian SD/MTs.
8. Status SMP/MTs, diisi N = Negeri dan S = Swasta. Status SMP/MTs ini adalah sekolah asal Peserta Ujian yang bersangkutan.

Demikianlah, semua kolom (kecuali kolom: Kd. Pes, Cek Digit, dan Nopes) harus diisi jika memang datanya ada. Akan tetapi ada kolom yang ditidak boleh kosong, yakni kolom Paralel, No. Absen, dan Kolom Nama Peserta.

2. Import Data

a. Data Siswa dari Bioxxyyy.dbf

• Fasilitas ini digunakan untuk melakukan strukturisasi ulang atas Biodata hasil entri data dengan BIOUN.EXE yang lama dan yang sudah dipakai selama ini untuk pendataan, menjadi biodata yang baku. Proses ini akan merubah / Replace isi maupun nama file.

Beberapa hal yang harus diperhatikan.

1. Kode Provinsi dari BIOS lama harus sama dengan kode Provinsi di BIOS baru
2. Kode Rayon dari BIOS lama harus sama dengan kode Rayon dalam BIOS baru (untuk kode rayon, silahkan tanya ke dinas Kab/Kota, atau ke sesama operator dalam kab/kota tersebut)
3. Kode Sekolah dalam BIOS lama harus sama dengan kode sekolah dalam bios baru
4. Rename file dbf dari BIOS lama tersebut dengan nama BIO11_pprrj
5. Setelah selesai, file dbf dalam BIOS lama, kita Copy pastekan ke folder Biodata dalam folder pp rr dalam folder BIOS baru

Apabila kita sudah input data dalam bios lama dengan kode rayon dan kode sekolah persis seperti kode tahun lalu (kode rayon dan kode sekolah kemungkinan tidak akan sama antara tahun lalu dan sekarang), maka kita hanya perlu sedikit mengubahnya dalam bios lama dan disesuaikan dengan kode dalam bios baru.

1. Ubah terlebih dahulu kode sekolah dalam bios lama melalui menu data sekolah dalam bios lama, apabila terjadi double kode sekolah maka hapus dulu kode sekolah lain yang sama, baru kita masukan kode sekolah kita
2. ubah juga kode rayon melalui menu data rayon. lakukan seperti point 1
3. ubah juga kode provinsi melalui menu data provinsi. ini dilakukan jika kode provinsi berbeda dengan kode provinsi dalam bios baru
4. log out dari bios lama
5. Copy file dbf dari bios lama dari folder pp-rr/biodata yang lama ke folder baru pp-rr/biodata dengan pp dan rr yang baru (masih dalam folder bios lama)
6. login kembali ke bios lama dan lihat apakah kode rayon dan sekolah sudah berubah. jika belum berarti ada sedikit kesalahan dalam proses yang tadi (saya sudah mencoba dan ternyata bisa berhasil)
7. copy paste-kan file yang tadi kita ubah ke folder dalam bios baru (dalam folder pp-rr/biodata)
8. rename file dbf tersebut (dalam bios lama biasanya bernama BIOrrxxx, xxx=kode skolah) dengan nama BIO11_pprrxxxj, j=jenjang (U=SMA, K=SMK, P=SMP)
9. login ke bios baru dan lihat hasilnya
10. masuk ke menu Export/import dalam bios baru,
11. sesuaikan kabupaten/kota dan sekolahnya
12. klik import dari bios lama, terus klik kotak proses.
13. Jika berhasil, maka proses sukses, jika tidak maka akan terjadi pemberitahuan

Catatan :

• Sebelum melakukan proses ini hendaklah sudah ada backup data atau cadangan.
• Paralel dan Absen harus terisi dan tidak boleh ganda, penamaan file Excel harus sesuai dengan aturan BIOtt_pprrsssj.XLS.

b. Data Siswa Dari File Excel,

• Fasilitas ini digunakan untuk mengimport data siswa dari format excel atau extension xls dan dalam versi 5.0/95’ menjadi Biodata yang baku. Format biodata dengan Excel sudah tersedia atau bisa disediakan oleh program ini.

Cara Import :

• ¨Letakkan file excel yang akan di export ke Folder Biodata
• ¨Pilih / klik dulu nama sekolah yang dikendaki mulai dari Propinsi, Kabupaten dan Sekolah.
• ¨Klik / pilih Sub Menu Export / Import
• Jika seluruh data benar / sesuai maka pada folder biodata tersimpan file dbf nya.
• Catatan :
• Struktur data pada file excel tersebut harus sama dengan struktur data pada file hasil Buat Format Excel. Setelah selesai import harap dicermati data tanggal lahir.
• Type filenya harus dalam excel 5.0/95.
• Penamaan Filenya: BIOtt_pprrsssj.XLS
• Keterangan:
• tt = tahun ujian
• pp = kode propinsi
• rr = kode rayon
• sss = kode sekolah
• j = jenjang (p=SMP, U=SMU, K=SMK)

• Contoh : Bio11_2205001P

c. Import Nomor SKHUN dari file EXCEL

Fasilitas ini adalah yang paling mudah, karena petugas cukup membuat file EXCEL yang berisikan nomor SKHUN jenjang sekolah sebelumnya, untuk semua siswa yang ada pada sekolah tersebut. Namun demikian file excel itu haruslah memenuhi persyaratan sebagai berikut:

Susunan Kolom harus:

Kolom A = Paralel kelas;

Kolom B = Absen;

Kolom C = Nomor SKHUASBN atau SKHUN

dengan format: (x-xx-xx-xx-xxx-xxx-x);

Kolom D = Kode PS/Program Keahlian jika Sekolahnya SMK;

Type filenya harus dalam excel 5.0/95

Penamaan Filenya: BIOtt_pprrsssj-08.XLS

Keterangan:

tt = tahun ujian

pp = kode propinsi

rr = kode rayon

sss = kode sekolah

j = jenjang (p=SMP, U=SMU, K=SMK)

Contoh : Bio11_2205101P-08

BEBERAPA KENDALA YANG DITEMUI :

Pengisian aplikasi data UN atau input data menjadi masalah tersendiri bagi para sekolah. berbagai data-data harus sudah siap untuk pengisian data tersebut (SMP dan SMA) baik Ijazah, SKHUN, maupun Buku Induk. Pengalaman saya, muncul beberapa masalah, diantaranya

1. No SKHUN atau No SKHUASBN siswa. bagi siswa yang berasal dari luar provinsi akan menjadi masalah tersendiri karena apabila kita input No SKHUN/SKHUASBN maka akan terjadi error data pada saat input online dan atau export biodata online.Untuk mengatasi siswa yang berasal dari luar provinsi, maka NO SKHUN/SKHUASBN harus dikosongkan
2. siswa lulusan tahun 2007 dan sebelumnya. hal ini juga akan menjadi masalah dalam proses input secara online. sama seperti point 1, maka nomor SKHUN/SKHUASBN harus dikosongkan
3. sebagai pelengkap point 1 dan 2, lampiran SKHU dan SKHUASBN harus diserahkan ke dinas Kbaupaten/Kota setempat dengan dilampiri surat keterangan dari sekolah bahwa siswa tersebut berasal dari luar provinsi dan atau siswa tersebut lulus tahun 2007 dan sebelumnya
4. untuk upload data siswa secara online, maka sekolah harus menyediakan file dbf dari aplikasi tadi dan file csv nya. untuk file csv bisa kita dapatkan dengan meng-export biodata online yang tersedia dalam aplikasi bios baru.